1. Objeto y ámbito de aplicación
Las presentes Condiciones de Contratación de Servicios Profesionales regulan la solicitud, oferta, contratación y prestación de los servicios ofrecidos bajo el nombre comercial C&M Prime Consulting, principalmente a empresas y organizaciones, sin excluir a otros clientes que puedan contratar legalmente los servicios.
C&M Prime Consulting ofrece servicios de consultoría, capacitación, auditoría y acompañamiento relacionados, entre otros, con:
- Sistemas de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental.
- Implementación, mantenimiento y mejora de sistemas basados en normas como ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001.
- Gestión de riesgos, cumplimiento normativo, SAGRILAFT, SARLAFT y PTEE.
- Seguridad y salud en el trabajo, sostenibilidad y gestión ambiental.
- Auditorías, control de calidad, HACCP, indicadores de gestión y mejora continua.
- Formación empresarial, liderazgo, gestión estratégica y capacitación bilingüe español-inglés.
El servicio concreto contratado, sus actividades, exclusiones, precio, duración, entregables y demás condiciones particulares se definirán en la cotización, propuesta comercial, orden de servicio, contrato específico o proceso de compra efectuado a través del sitio web.
2. Modalidades de contratación y aceptación
La contratación podrá realizarse mediante cualquiera de estas modalidades:
a. Por cotización o propuesta comercial. El cliente solicita información y recibe una propuesta con el alcance, precio, actividades, cronograma, condiciones de pago y demás elementos aplicables. La contratación se perfeccionará cuando exista aceptación por un medio verificable y se cumplan las condiciones de inicio expresamente indicadas en la propuesta.
b. Directamente a través del sitio web. Cuando exista una opción de contratación o compra en línea, el cliente deberá revisar la descripción del servicio, precio, impuestos aplicables, condiciones de pago, alcance y demás información presentada antes de confirmar su pedido. La aceptación se podrá acreditar mediante la confirmación electrónica, el comprobante de compra u otro registro verificable del proceso.
La aceptación de estas condiciones no sustituye la información específica que deba proporcionarse sobre cada servicio ni los requisitos legales aplicables a la contratación electrónica.
Cuando exista una contradicción entre estas condiciones generales y una propuesta o contrato particular aceptado por ambas partes, prevalecerán las condiciones particulares respecto del servicio contratado, siempre que no contravengan normas imperativas ni derechos legalmente irrenunciables.
3. Alcance del servicio
C&M Prime Consulting ejecutará las actividades que hayan sido expresamente incluidas en la propuesta, contrato, descripción de compra o documento equivalente aceptado por el cliente.
El alcance podrá incluir, según cada servicio:
- Diagnósticos, revisión documental y análisis de brechas.
- Elaboración o revisión de documentos, matrices, procedimientos, planes e indicadores.
- Auditorías internas, evaluaciones y emisión de informes.
- Asesoría técnica y acompañamiento en la implementación de sistemas de gestión.
- Capacitaciones, talleres y actividades de sensibilización.
- Recomendaciones de mejora y seguimiento de acciones acordadas.
Salvo que se acuerde expresamente, no se entenderán incluidos servicios, desplazamientos, auditorías adicionales, traducciones, licencias, tasas, trámites, certificaciones, acompañamientos posteriores ni actividades que excedan el alcance contratado.
La consultoría o preparación para una auditoría no equivale a la expedición de una certificación, licencia, aprobación oficial o decisión favorable de una autoridad o entidad certificadora. Estos resultados dependen de terceros y de las circunstancias particulares de cada organización.
Las recomendaciones se elaborarán con base en la información disponible y en el alcance contratado. El cliente conserva la responsabilidad de adoptar las decisiones empresariales que le correspondan y de implementar las medidas bajo su control.
4. Propuestas, precios y condiciones de pago
El precio, moneda, impuestos aplicables, gastos adicionales y forma de pago se informarán en la propuesta, contrato o proceso de compra correspondiente.
Debido a la naturaleza variable de los servicios, el pago podrá acordarse mediante anticipo y saldo, pagos por hitos, pago posterior a la prestación, pago único u otra modalidad expresamente aceptada por las partes.
Salvo pacto diferente, el inicio de actividades quedará sujeto al cumplimiento de los requisitos de contratación y pago que se hayan comunicado y aceptado para el servicio específico.
Cualquier costo adicional deberá ser informado al cliente y contar con su aceptación antes de ser cobrado, excepto cuando corresponda a una obligación legal debidamente aplicable.
Si se presentan retrasos en los pagos, las partes podrán acordar por escrito un nuevo calendario o las medidas contractuales que procedan. La suspensión o reprogramación por mora deberá ser razonable, comunicada al cliente y no podrá desconocer obligaciones legales ni derechos irrenunciables.
Los impuestos, retenciones y obligaciones tributarias se tratarán conforme a la normativa aplicable y a la situación de las partes.
5. Obligaciones de C&M Prime Consulting
De acuerdo con el servicio contratado, C&M Prime Consulting se compromete a:
- Prestar los servicios con diligencia profesional y de acuerdo con el alcance aceptado.
- Informar al cliente sobre las actividades, requisitos, limitaciones y condiciones relevantes para la ejecución.
- Entregar los productos o resultados expresamente acordados, conforme a las características y plazos aplicables.
- Comunicar oportunamente los obstáculos relevantes que puedan afectar el cronograma o el alcance.
- Tratar la información confidencial del cliente conforme a estas condiciones y a los acuerdos específicos que se suscriban.
- Tratar los datos personales a los que tenga acceso de conformidad con la normativa aplicable y los roles que correspondan en cada caso.
- Informar cuando una actividad o resultado dependa de decisiones, información, aprobaciones o actuaciones del cliente o de terceros.
- Realizar las correcciones que correspondan frente a incumplimientos atribuibles al servicio contratado, de acuerdo con el contrato y la legislación aplicable.
C&M Prime Consulting no garantizará resultados que dependan de decisiones de terceros, actuaciones de autoridades, disponibilidad de recursos del cliente, cambios regulatorios, condiciones externas o factores fuera de su control razonable. Esta previsión no exime del cumplimiento de las obligaciones profesionales efectivamente asumidas.
6. Obligaciones del cliente
El cliente se compromete a:
- Proporcionar información completa, exacta, actualizada y oportuna que sea necesaria para ejecutar el servicio.
- Designar interlocutores autorizados y facilitar el acceso razonable al personal, instalaciones, documentos, sistemas y procesos incluidos en el alcance, cuando corresponda.
- Revisar los documentos, informes y entregables recibidos y comunicar observaciones dentro de los plazos acordados.
- Cumplir las obligaciones de pago pactadas.
- Informar oportunamente sobre cambios relevantes en su organización, procesos, riesgos, requisitos legales o necesidades.
- Garantizar que tiene autorización para entregar la información, documentación y datos que comparta con C&M Prime Consulting.
- Adoptar las decisiones y ejecutar las acciones internas que sean de su responsabilidad.
- Designar personal competente para participar en entrevistas, auditorías, capacitaciones y actividades de seguimiento, cuando resulte necesario.
- Informar sobre restricciones de acceso, seguridad, confidencialidad o cumplimiento que deban considerarse durante la prestación.
Los retrasos o resultados afectados por información incompleta, falta de acceso, ausencia de personal o incumplimientos atribuibles al cliente podrán dar lugar a una revisión razonable del cronograma y, si corresponde, de los costos. Los cambios de precio o alcance deberán acordarse antes de su ejecución, salvo que exista un mecanismo contractual válido previamente aceptado.
7. Entregables y revisión
Los entregables serán los definidos en la propuesta, contrato, descripción del servicio o confirmación de compra. Según el caso, podrán consistir en informes, diagnósticos, matrices, procedimientos, planes de acción, presentaciones, materiales de formación, registros de auditoría u otros documentos acordados.
Cuando se establezca un procedimiento de revisión, el cliente deberá enviar observaciones claras y consolidadas dentro del plazo convenido. Si no se ha fijado un plazo, las partes deberán acordar uno razonable según la naturaleza del entregable.
Las correcciones necesarias para que un entregable se ajuste al alcance contratado se tramitarán conforme al acuerdo y a las obligaciones legales aplicables. Las solicitudes que impliquen nuevas actividades, cambios sustanciales, información no suministrada oportunamente o ampliación del alcance podrán tratarse como servicios adicionales.
La revisión o aprobación de un documento no libera a ninguna de las partes de las responsabilidades que legalmente le correspondan ni convierte automáticamente una recomendación en una decisión empresarial del cliente.
8. Cronogramas, reuniones y reprogramaciones
Las fechas de inicio, hitos, reuniones, sesiones de capacitación y fechas de entrega se establecerán en la propuesta o en el plan de trabajo aceptado.
Los cronogramas podrán ajustarse cuando se presenten, entre otras circunstancias:
- Retrasos en la entrega de información o documentación.
- Cambios solicitados por el cliente.
- Indisponibilidad de personal clave o de instalaciones necesarias.
- Eventos de fuerza mayor o circunstancias externas que afecten razonablemente la ejecución.
- Cambios regulatorios o técnicos que hagan necesario revisar el plan de trabajo.
La parte que identifique una circunstancia que pueda afectar significativamente el cronograma deberá comunicarla oportunamente a la otra parte. Las partes procurarán acordar los ajustes necesarios, incluyendo, cuando corresponda, nuevas fechas y efectos en los costos.
Las reglas específicas para reprogramar sesiones, auditorías o capacitaciones deberán figurar en la propuesta o confirmación del servicio. En ausencia de reglas particulares, las partes buscarán una solución razonable, considerando los recursos ya comprometidos y las actividades efectivamente realizadas.
9. Cambios de alcance y servicios adicionales
Cualquiera de las partes podrá proponer cambios en las actividades, entregables, calendario o requisitos del servicio.
Los cambios que afecten el precio, la duración, las obligaciones o los resultados esperados deberán quedar aceptados por escrito, incluido el correo electrónico u otro medio electrónico que permita verificar el acuerdo.
C&M Prime Consulting no estará obligada a ejecutar actividades adicionales que no formen parte del alcance contratado hasta que las partes acuerden sus condiciones. Del mismo modo, el cliente no estará obligado a pagar servicios adicionales que no haya aceptado, salvo que exista una obligación legal o contractual válida que disponga otra cosa.
10. Cancelación, terminación y reembolsos
Las solicitudes de cancelación o terminación deberán comunicarse por escrito a través de un medio que permita dejar constancia de la solicitud y de su fecha.
Cuando la cancelación se produzca antes del inicio del servicio, las partes revisarán las condiciones particulares aceptadas, los pagos efectuados, los costos efectivamente incurridos y las obligaciones legales aplicables.
Cuando el servicio haya comenzado, se tendrán en cuenta las actividades efectivamente ejecutadas, los entregables elaborados, los compromisos razonables ya adquiridos y las condiciones de cancelación acordadas. Cualquier valor que corresponda devolver o pagar se determinará de manera proporcional y conforme al contrato y a la legislación aplicable. No se entenderá que C&M Prime Consulting puede retener automáticamente todos los pagos ni cobrar penalidades desproporcionadas por el solo hecho de una cancelación.
Si una de las partes incurre en un incumplimiento sustancial, la otra podrá solicitar su corrección dentro de un plazo razonable cuando ello sea posible y, si el incumplimiento no se subsana, ejercer los derechos contractuales y legales que correspondan.
La terminación no elimina las obligaciones pendientes de pago por servicios válidamente prestados ni las obligaciones de confidencialidad, protección de datos y propiedad intelectual que por su naturaleza deban continuar vigentes.
Contratación directa por internet: cuando la contratación esté sujeta a normas de protección al consumidor o a reglas especiales de comercio electrónico, se respetarán los derechos de retracto, reversión del pago, garantía, información y demás derechos que resulten legalmente aplicables, junto con sus requisitos y excepciones. Estas condiciones no pretenden excluirlos ni reducirlos.
11. Confidencialidad
Cada parte deberá proteger la información no pública que reciba de la otra y que, por su naturaleza o por las circunstancias de su entrega, deba razonablemente considerarse confidencial.
La información confidencial podrá incluir datos financieros, comerciales, operativos, técnicos, estratégicos, documentos internos, resultados de auditoría, información de trabajadores, controles de seguridad, procedimientos y datos de clientes o proveedores.
La parte receptora se compromete a:
- Utilizar la información únicamente para ejecutar o gestionar la relación contractual.
- Limitar el acceso a personas que necesiten conocerla para ese propósito y que estén sujetas a obligaciones de confidencialidad adecuadas.
- Aplicar medidas razonables para prevenir el acceso, uso, divulgación, pérdida o alteración no autorizados.
- No divulgarla a terceros salvo autorización, necesidad legítima para la ejecución del servicio bajo obligaciones de protección adecuadas o deber legal de hacerlo.
- Informar a la otra parte, cuando legalmente sea posible, de una divulgación exigida por autoridad competente.
No se considerará confidencial la información que la parte receptora pueda demostrar que ya era pública sin incumplimiento, que conocía legítimamente antes de recibirla, que obtuvo de un tercero autorizado o que desarrolló de forma independiente sin utilizar la información protegida.
La obligación de confidencialidad continuará durante la relación contractual y después de su terminación mientras la información conserve ese carácter, sin perjuicio de los plazos legales aplicables. La información personal, los secretos empresariales y otros datos protegidos conservarán la protección que corresponda conforme a la ley.
Cuando el servicio involucre auditorías, investigaciones internas, información sensible o datos de terceros, las partes podrán suscribir un acuerdo de confidencialidad específico y definir controles adicionales.
12. Protección de datos personales
Cada parte deberá cumplir las obligaciones de protección de datos que le correspondan. En Colombia, ello incluye, cuando resulte aplicable, la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
El cliente declara que cuenta con la autorización o base jurídica necesaria para compartir datos personales con C&M Prime Consulting cuando así se requiera para ejecutar el servicio.
Las partes determinarán, según las actividades concretas, si cada una actúa como responsable o encargado del tratamiento. Cuando sea necesario, formalizarán instrucciones, finalidades, medidas de seguridad, reglas de conservación y procedimientos de atención de solicitudes mediante un acuerdo específico.
La información personal no se utilizará para finalidades incompatibles con las informadas o legalmente permitidas. Para más información sobre el tratamiento de datos personales, el usuario podrá consultar la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales publicada en el sitio web.
13. Propiedad intelectual y uso de entregables
Cada parte conservará los derechos de propiedad intelectual que ya posea sobre sus marcas, metodologías, herramientas, materiales, plantillas, software, documentos y conocimientos desarrollados antes de la contratación o de forma independiente.
Salvo pacto escrito en contrario, los materiales generales, metodologías, formatos, plantillas, modelos, herramientas y conocimientos preexistentes utilizados por C&M Prime Consulting continuarán siendo de su titularidad o de la de sus respectivos titulares.
Una vez pagados los valores correspondientes, el cliente podrá utilizar internamente los entregables elaborados específicamente para él, para las finalidades empresariales previstas en el contrato. Este permiso no implica por sí solo la cesión de todos los derechos de propiedad intelectual ni autoriza la reventa, publicación, distribución a terceros o explotación comercial de materiales protegidos.
Cualquier cesión de derechos patrimoniales, licencia especial, autorización de reproducción o permiso para uso externo deberá pactarse expresamente por escrito, con la extensión, duración, territorio y modalidades de uso que correspondan.
Los derechos morales de autor y los demás derechos que sean legalmente irrenunciables no se entenderán cedidos ni limitados por estas condiciones.
El cliente garantiza que tiene derecho a suministrar los materiales que entrega para el servicio y que su utilización conforme a las instrucciones autorizadas no infringe, según su conocimiento y responsabilidad, derechos de terceros.
Las marcas, logotipos, nombres comerciales y contenidos del sitio web de C&M Prime Consulting no podrán utilizarse sin autorización, salvo los usos permitidos por la ley.
14. Naturaleza de la consultoría, auditoría y capacitación
Los servicios de consultoría y auditoría proporcionan análisis, hallazgos, recomendaciones y acompañamiento dentro del alcance contratado. No sustituyen las responsabilidades legales, administrativas, laborales, ambientales, financieras o de gestión que correspondan al cliente.
Salvo que se contrate expresamente un servicio con ese alcance y habilitación, C&M Prime Consulting no actúa como autoridad pública, organismo certificador, representante legal del cliente ni garante de decisiones de autoridades, clientes, entidades certificadoras o terceros.
La participación en una capacitación no garantiza por sí misma la aprobación de auditorías, la obtención de certificaciones, la eliminación de riesgos ni el cumplimiento automático de todos los requisitos legales de una organización.
Las recomendaciones se basarán en la información y condiciones conocidas durante la ejecución. El cliente deberá verificar su aplicabilidad a las circunstancias particulares de su organización y adoptar las decisiones que le correspondan, sin perjuicio de los deberes profesionales asumidos por C&M Prime Consulting.
15. Responsabilidad y sus límites
Cada parte responderá por los incumplimientos de sus obligaciones en los términos previstos en el contrato y en la legislación aplicable.
C&M Prime Consulting no será responsable por consecuencias que sean atribuibles exclusivamente a información falsa, incompleta o tardía suministrada por el cliente; decisiones autónomas del cliente contrarias a recomendaciones comunicadas; acciones de terceros fuera de su control razonable; o circunstancias externas que legalmente constituyan causa de exoneración. La aplicación de estas reglas dependerá de las circunstancias del caso y no operará automáticamente.
Cuando legalmente proceda, la responsabilidad se determinará atendiendo al incumplimiento, la causalidad, los daños acreditados y las reglas aplicables. Cualquier límite económico de responsabilidad deberá acordarse de forma expresa, clara y previa en el contrato específico y solo será válido en la medida permitida por la ley.
Ninguna disposición de estas condiciones pretende excluir o limitar responsabilidades que no puedan excluirse o limitarse legalmente, ni desconocer derechos obligatorios de los consumidores cuando el régimen de protección al consumidor resulte aplicable. Tampoco se pretende excluir la responsabilidad derivada de dolo, culpa grave u otros supuestos cuya limitación esté prohibida por la legislación aplicable.
En particular, estas condiciones no constituyen una garantía de resultados regulatorios, certificaciones, aprobaciones oficiales, eliminación total de riesgos o ausencia absoluta de incumplimientos en la organización del cliente.
16. Fuerza mayor y circunstancias fuera del control razonable
Cuando un evento imprevisible o irresistible, u otra circunstancia legalmente reconocida, impida o retrase el cumplimiento de una obligación, la parte afectada deberá informar a la otra tan pronto como sea razonablemente posible y adoptar medidas razonables para mitigar sus efectos.
Las partes procurarán acordar los ajustes necesarios en el cronograma, la forma de ejecución o la continuidad del servicio. La existencia y los efectos jurídicos del evento se determinarán conforme a la legislación aplicable y a las circunstancias concretas; esta cláusula no elimina automáticamente las obligaciones de ninguna de las partes.
17. Comunicaciones y solución de controversias
Las comunicaciones relativas a propuestas, aceptación, cambios, observaciones, cancelaciones o reclamaciones podrán realizarse por los medios de contacto utilizados durante la contratación, incluido el correo electrónico.
Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante comunicación directa y negociación. Si no alcanzan un acuerdo, podrán acudir a los mecanismos de conciliación, autoridades competentes o procedimientos judiciales disponibles conforme a la legislación aplicable.
Estas condiciones se interpretarán de acuerdo con la legislación colombiana cuando esta resulte aplicable, sin perjuicio de las normas imperativas que puedan regir por razón de la naturaleza de las partes, el lugar de prestación o la contratación internacional.
Nada en esta cláusula restringe el derecho de una persona a presentar reclamaciones ante una autoridad competente ni limita los mecanismos de protección legal que correspondan.
18. Modificaciones de estas condiciones
C&M Prime Consulting podrá actualizar estas condiciones para reflejar cambios en sus servicios, procesos o requisitos legales. La versión actualizada se publicará en el sitio web con su fecha de actualización.
Las modificaciones no alterarán retroactivamente las condiciones particulares de contratos ya celebrados, salvo que las partes lo acuerden válidamente o exista una obligación legal que lo requiera. Para nuevas contrataciones se aplicará la versión debidamente puesta a disposición del cliente antes de su aceptación.
19. Contacto
Para consultas sobre estas condiciones, solicitudes relacionadas con un servicio contratado o comunicaciones formales, puede utilizarse el siguiente canal:
C&M Prime Consulting
Correo electrónico: cmprime365@gmail.com
Sitio web: https://cmprime.net/
Facebook: https://www.facebook.com/profile.php?id=61595791987228
Instagram: https://www.instagram.com/cmprimeconsulting/
La identificación jurídica completa del prestador, cuando corresponda, deberá constar en los documentos comerciales, facturas, contratos o información legal del sitio web según los requisitos aplicables.
Nota de aplicación: Estas condiciones generales deben leerse junto con la cotización, propuesta, orden de servicio o confirmación de compra correspondiente. Cuando existan condiciones especiales para un servicio, deberán informarse y aceptarse antes de la contratación, respetando siempre las normas imperativas aplicables.